TIPS – TIPS MEMBERSIHKAN DATA DI EXCEL

Memahami trik-trik dalam menghapus data sangatlah berguna di aplikasi pengolah data seperti Excel. Terlebih lagi ketika menangani data dengan jumlah besar seperti laporan keuangan, pasti akan sangat membutuhkan dengan kepahaman dalam penghapusan data.

Pada artikel ini kita akan membahas sedikit tentang tips-tips yang akan membantu kita dalam membersihkan data ketika mengolah data dengan Excel. Mari simak artikel ini hingga akhir.

1. Memangkas Ekstra Space Pada Teks

Terkadang ketika kita mengolah data di Excel kita tidak sengaja memasukkan ekstra spasi pada kumpulan string. Disini ada fungsi dari Excel yang berguna untuk mengecek string suatu sel dan akan menghapus spasi yang dobel dalam jarak antar 2 kata. Fungsi tersebut adalah TRIM.

TRIM dapat membantu kita menghapus spasi ekstra dari string teks. Untuk menggunakannya cukup rujuk ke sel tempat kita ingin menghapus spasi dan fungsi akan mengembalikan nilai yang dipangkas spasinya pada hasilnya.

GAMBAR

2. Menghapus Duplikat

Salah satu hal paling umum yang kita hadapi saat bekerja dengan data dengan jumlah besar adalah adanya value duplikat. Di Excel, untuk menghapus nilai duplikat ini cukup sederhana untuk melakukannya.

Berikut langkah-langkah untuk menghapus data duplikat :

• Pertama, pilih salah satu sel dari data atau pilih seluruh data pada lembar kerja.
• Setelah itu, buka tab Data ➜ Data Tools ➜ Remove Duplicates.

GAMBAR

• Dengan begitu kita akan memiliki jendela “Remove Duplicates” dan dari jendela ini, pilih pilihan kolom yang ingin kita pertimbangkan saat menghapus nilai duplikat.

GAMBAR

• Terakhir, klik OK.

Setelah kita mengklik OK, Excel akan menghapus semua baris dari data yang dipilih yang nilainya duplikat dan menampilkan pesan dengan jumlah nilai yang dihapus dan nilai unik yang tersisa.

3. Menggabungkan Teks

Ada 5 cara berbeda untuk menggabungkan teks dari suatu rentang sel dan diantara yang paling mudah dan efisien adalah dengan menggunakan fungsi Fill Justify.

Ini adalah salah satu opsi yang jarang digunakan di Excel, tetapi jangan sampai terlewatkan untuk mengetahuinya. Katakanlah kita memiliki kata-kata dalam rentang A1: A5 dan kita ingin menggabungkan semuanya dalam satu sel.

GAMBAR

Berikut cara melakukan ini dengan Fill Justify :

• Pertama, buat kolom A cukup lebar agar seluruh teks bisa digabungkan menjadi satu sel.
• Setelah itu, pilih seluruh rentang sel.
• Sekarang, masuk ke Tab Home ➜ Editing ➜ Fill ➜ Justify.

Maka otomatis data tadi akan tergabung menjadi satu dalam satu sel.

AKUNTANSI EXCEL PREMIER DAGANG dirancang berbasis Excel untuk memenuhi kebutuhan laporan keuangan dagang, bekerja secara sistematis sebagaimana prosedur sistem dalam akuntansi dengan SISTEM JURNAL KHUSUS secara otomatis menghasilkan buku besar, neraca lajur dan laporan keuangan (neraca dan laba rugi)

4. Menghapus Kata Tertentu

Misalkan kita memiliki beberapa nilai teks dalam suatu sel atau rentang sel dan dari nilai tersebut kita ingin mengganti karakter atau kata tertentu. Kita dapat melakukannya hanya cukup dengan menggunakan fungsi opsi find and replace.

Berikut langkah-langkahnya :

• Yang perlu kita lakukan adalah memilih sel yang ingin kita ganti dan membuka kotak dialog find and replace dengan menekan CTRL+F.
• Setelah itu klik pada tab “Replace“.

GAMBAR

• Sekarang pada bagian “Find What” masukkan karakter atau kata yang ingin kita ganti dan pastikan untuk membiarkan bagian “Replace With” kosong.
• Sekarang klik “Replace All“.

Saat kita mengklik “Replace All“, Excel akan menghapus karakter tertentu yang kita masukkan tadi dari kolom yang kita pilih.

5. Menghapus Sel-sel Error

Sebagian besar kita saat bekerja dengan data berjumlah besar sering kali memiliki value yang error, biasanya value tersebut tidak baik untuk disimpan.

Salah satu termudah untuk menangani value error ini adalah dengan memilih dan menghapusnya.

Berikut adalah langkah-langkahnya :

• Pertama-tama, buka Tab Home ➜ Editing ➜ Find & Replace ➜ Go To Special.
• Dalam kotak dialog Go To Special, pilih formula, dan centang Errors.

GAMBAR

APLIKASI PIUTANG EXCEL dirancang berbasis Excel untuk memberikan informasi piutang dengan cukup lengkap berupa Saldo Piutang, Umur Piutang, Analisa Umur Piutang. Program terintegrasi dengan tanggal komputer sehingga perubahan tanggal komputer mempengaruhi perubahan informasi umur piutang.

• Terakhir, klik OK.

Setelah kita mengklik OK maka fungsi akan memilih semua sel dengan value error dan dengan begitu kita dapat menghapus semuanya dengan menggunakan tombol “delete”.

*

**

Itulah 5 tips-tips yang dapat kita pelajari dan pahami dengan mudah dalam pembersihan data di Excel ketika sedang menangani data dalam jumlah besar. Sampai jumpa lagi pada artikel-artikel kami yang lainnya.

—————————————————————–

Semoga Bermanfaat.