Tips Mengecilkan Ukuran File Excel Yang Besar

Excel adalah salah satu aplikasi pengolah data yang mampu menampung jumlah entry data hingga jutaan lebih. Tampilannya yang fleksibel yang dapat dibentuk sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan pengguna, lalu dengan segudang fitur-fitur powerfullnya dalam menampilkan data dan perhitungan-perhitungan rumit, menjadikan Excel salah satu primadona aplikasi pengolah data terutama di kalangan para akuntan. Bahkan dengan fitur database-nya yang terintegrasi menjadikan Excel sebagai pilihan aplikasi pencatatan laporan-laporan yang memiliki jumlah data yang sangat banyak.

Dengan hal tersebut yaitu jumlah data tercatat yang sangat banyak, menyebabkan Excel memiliki ukuran yang besar ketika disimpan. Yang mana semisal ketika ingin dikirimkan melalui email, yang hanya memiliki space pengiriman per data maksimal adalah sekitar 5 MB, maka file Excel yang melebihi ukuran tersebut akan tertolak untuk dikirimkan oleh email. Selain itu juga terkadang dengan ukuran yang besar dapat menjadikan ketika membuka file Excel tersebut memakan waktu yang lebih lama dari biasanya.

Nah solusi dari permasalahan-permasalahan diatas berkenaan dengan ukuran file Excel yang terlalu besar adalah dengan cara mengompres ukurannya agar menjadi lebih kecil dan lebih ringan.

Pada artikel ini kita akan membahas tips-tips yang dapat dilakukan untuk mengkompress file Excel agar menjadi lebih kecil. Oleh karena itu mari simak artikel ini sampai selesai.

1. Mengubah Format Ekstensi File Excel Menjadi XLSB

Biasanya format ekstensi default dari file Excel ketika disimpan adalah berbentuk .XLSX. Nah disini kita akan mengubahnya menjadi format binari ketika disimpan yaitu menjadi format .XLSB. Dimana dengan format ini kita dapat menghemat sampai 20% ukuran file dari saat kita menyimpannya dengan format default .XLSX.

Langkahnya sama seperti ketika kita akan menyimpan file Excel yaitu dengan klik menu File, kemudian pilih Save As, pada box Save As Type kita cari pilihan Excel Binary Workbook (.xlsb), kemudian kita klik Save. Untuk selanjutnya ketika akan menyimpan data yang telah dirubah menjadi format .xlsb cukup kita klik shortcut CTRL + S.Perhatikan gambar berikut :

2. Menghapus Worksheet Yang Tidak Penting

Tips selanjutnya adalah dengan menghapus worksheet yang tidak penting, biasanya karena terlalu banyak worksheet yang tidak terpakai dihidden dengan pikiran kemungkinan akan digunakan kembali. Padahal dengan begitu file Excel akan membesar karena terbebani oleh worksheet-worksheet yang tidak penting tadi. Sehingga alangkah baiknya jika memang tidak terlalu penting maka dihapus saja untuk meringankan ukuran dan beban kerja dari file Excel tersebut.

AKUNTANSI EXCEL PREMIER JASA dirancang berbasis Excel untuk memenuhi kebutuhan laporan keuangan jasa, bekerja secara sistematis sebagaimana prosedur sistem dalam akuntansi dengan SISTEM JURNAL KHUSUS secara otomatis menghasilkan buku besar, neraca lajur dan laporan keuangan (neraca dan laba rugi)

3. Menghapus Rumus / Fungsi Yang Tidak Perlu

Ketika bekerja dengan Excel, kemudian kita banyak menggunakan rumus-rumus formula atau fungsi, maka ukuran file Excel tersebut akan membesar. Oleh karena itu jika file Excel tersebut memang sudah dianggap final, alangkah baiknya rumus-rumus yang terdapat pada file Excel tersebut kita hapus dan sisakan nilai akhirnya saja. Dengan tips ini file Excel dapat berkurang sampai dengan 10% lebih kecil.

Karena rumus-rumus pastinya tersebar diberbagai worksheet, untuk mengubahnya menjadi nilai akhir saja maka ikuti langkah-langkah berikut :

• Pertama blok seluruh sel pada worksheet.
• Kemudian klik F5 maka akan muncul dialog box Go To, lalu klik Special.
• Dengan begitu akan muncul dialog box Go To Special, lalu kita pilih Formula dan centang seluruh opsinya, dengan begitu kita akan memilih setiap sel yang pada dalamnya terdapat segala bentuk rumus-rumus fungsi. Kemudian klik Ok.
• Setelah sel-sel yang mengandung rumus-rumus tersebut terpilih, maka kita copy dengan klik CTRL + C.
• Lalu pada tab Home kita klik Paste, maka akan muncul dropdown, lalu pada seksi Paste Value klik ikon yang padanya bertuliskan 123. Dengan begitu maka akan mengubah seluruh sel yang terpilih tadi yang memiliki rumus-rumus menjadi nilai akhirnya saja.

AKUNTANSI EXCEL PREMIER MANUFAKTUR dirancang berbasis Excel untuk memenuhi kebutuhan laporan keuangan manufaktur, bekerja secara sistematis sebagaimana prosedur sistem dalam akuntansi dengan SISTEM JURNAL KHUSUS secara otomatis menghasilkan buku besar, neraca lajur dan laporan keuangan (neraca dan laba rugi)

4. Mengkompres File Ke Format .rar Atau .zip

Kemudian tips lain yang dapat dilakukan adalah dengan mengkompres file Excel ke format .rar atau .zip. Hal ini sangat ampuh untuk mengurangi ukuran file Excel sampai dengan 15% dari ukuran sebelumnya. Jadi ketika ingin mengirimkan file Excel yang memiliki ukuran besar disarankan untuk dikompres ke salah satu format diatas untuk mengecilkan ukuran file Excel tersebut.

*

**

Itulah tips-tips yang dapat dilakukan untuk mengecilkan ukuran file Excel. Sampai jumpa kembali pada artikel tips dan trik tentang Excel lainnya.

——————————————————————————-

Semoga Bermanfaat.